Home › Gidsen › Een workflow kopiëren tussen accounts
Een workflow kopiëren of verplaatsen tussen GoHighLevel-accounts
Moet je GoHighLevel-automatiseringen verplaatsen tussen accounts? De ingebouwde kopieerfunctie van het platform bereikt alleen sub-accounts binnen je eigen agency, alleen voor admins, en komt als concept binnen. Zo kopieer of verplaats je een workflow zodat hij in de bestemming écht werkt.
Kort antwoord. Om GHL-automatiseringen tussen accounts te verplaatsen, sla je de workflow op in een cloudbibliotheek vanuit het bronaccount, open je de bestemming en rol je hem uit als nieuwe workflow. De remap tussen accounts gebeurt automatisch: verwijzingen worden op naam gekoppeld en alles wat niet past, komt als concept binnen, zodat er niets kapot live gaat. Dit werkt tussen agencies en zonder agency-adminrechten, wat de ingebouwde Copy Workflow to Sub-Account van GoHighLevel niet kan.
Je hebt in het ene GoHighLevel-account een goede workflow gebouwd en wilt hetzelfde in een ander account laten draaien: een ander sub-account, een klant die je net hebt binnengehaald, of een account bij een andere agency. Dit is de kopie tussen accounts. Het ingebouwde dupliceren van GoHighLevel kloont een workflow alleen binnen het account waar hij al staat, en de ingebouwde Copy Workflow to Sub-Account bereikt alleen andere sub-accounts in je eigen agency, voor admins, en komt als concept binnen met de meeste verwijzingen gewist. Als je tussen agencies wilt werken, zonder adminrechten, of met alle verwijzingen intact, houden de ingebouwde opties op, want een workflow is veel accountspecifieker dan hij lijkt.
Waarom een ruwe kopie in een nieuw account breekt
Dezelfde namen helpen niet; de ID’s verschillen, dus de kopie behoudt zijn vorm maar verliest zijn koppelingen.
Een workflow is geen op zichzelf staand document. Bijna elke betekenisvolle stap verwijst naar een ander record in het account: een tag toevoegen, een opportunity naar een pipelinefase verplaatsen, een gebruiker toewijzen, een aangepast veld bijwerken, een afspraak in een agenda boeken. GoHighLevel slaat elk van die verwijzingen op als een ID dat uniek is voor het account waarin het is aangemaakt, niet als een naam die je herkent.
Als je de ruwe workflow dus in een tweede account plaatst, wijst elk van die ID’s nergens naartoe. Het bestemmingsaccount heeft zijn eigen pipelines, tags, gebruikers en aangepaste velden, met totaal andere ID’s, ook als de namen identiek zijn. De gekopieerde workflow heeft nog de vorm van het origineel, maar zijn triggers en acties verwijzen naar records die in het nieuwe account niet bestaan. In de praktijk betekent dat dat stappen stilletjes mislukken, opportunity’s niet verplaatsen en tags niet aankomen. De workflow ziet er in de editor prima uit en is tijdens het draaien stilletjes kapot.
Precies dit gat is ExportGHL Workflows gebouwd om te dichten. In plaats van de bron-ID’s blindelings over te nemen, koppelt het elke accountgebonden verwijzing opnieuw aan de bestemming voordat de workflow ooit live gaat.
De kopieerstroom, stap voor stap
De overdracht loopt via je cloudbibliotheek, zodat de twee accounts onafhankelijk blijven.
De overdracht loopt via een cloudbibliotheek in plaats van een directe verbinding tussen accounts. Zo blijven de twee accounts onafhankelijk en kun je dezelfde opgeslagen workflow later in meer dan één bestemming uitrollen.
Sla de workflow op in het bronaccount. Open de workflow die je wilt kopiëren en sla hem op in je bibliotheek. Elke stap, trigger, filter en instelling wordt vastgelegd: er blijft niets achter en de originele workflow in het bronaccount blijft onaangeroerd.
Open de Workflows-pagina van het bestemmingsaccount. Schakel over naar het sub-account of de agency waarnaar je kopieert en ga naar het onderdeel Workflows. Hier wordt de opgeslagen workflow opnieuw opgebouwd, dus je moet in het account zitten dat de nieuwe kopie moet bezitten.
Draai de gratis gereedheidscontrole (Check). Kies je opgeslagen workflow en draai Check: een gratis gereedheidscontrole die geen credit kost en niets uitrolt. Bij een uitrol tussen accounts draait de remap tussen accounts automatisch: ExportGHL leest elke accountgebonden verwijzing in de workflow en zoekt in de bestemming een record met dezelfde naam (de pipeline «Sales», de tag «booked-call», de gebruiker, het aangepaste veld, het e-mailsjabloon). Check toont vooraf wat er wordt omgezet, wat automatisch aanmaken kan opbouwen en wat je zelf moet instellen.
Uitrollen. ExportGHL bouwt de workflow in de bestemming opnieuw op als nieuwe workflow, met de bron-ID’s herschreven naar de eigen ID’s van de bestemming. Een bestaande workflow wordt nooit overschreven of bewerkt, tenzij je er bewust voor kiest er een bij te werken, dus je loopt geen risico dat je live automatiseringen in het doelaccount verstoort.
Koppel op naam voordat je kopieert. De remap tussen accounts koppelt verwijzingen op hun naam in elk account. Een snelle controle of de bestemming een pipeline, tag of aangepast veld heeft met dezelfde naam als in de bron, geeft dus het schoonste resultaat en de minste niet-omgezette items. Ontbreken er een paar, dan bouwt de optionele schakelaar voor automatisch aanmaken bij het uitrollen de ontbrekende pipelines (met hun fases) en tags voor je op, zodat je alleen sjablonen, agenda’s en gebruikers nog met de hand hoeft in te stellen.
De veiligheidsregel: concept bij niet-omgezet
Alles zonder overeenkomst op naam wordt gemarkeerd en de workflow wordt uitgerold als concept dat nooit draait.
Koppelen op naam dekt het gewone geval, maar accounts lopen uit elkaar. Soms heeft de bestemming echt geen equivalent: een tag die nooit is aangemaakt, een pipelinefase die een andere naam kreeg, een gebruiker die niet in dat account zit. ExportGHL gokt niet en wijst die verwijzingen niet stilletjes naar het dichtstbijzijnde record. Alles wat niet op naam kan worden omgezet, wordt in plaats daarvan gemarkeerd, en als een workflow nog niet-omgezette verwijzingen heeft, wordt hij uitgerold als concept.
Een concept draait nooit. Je opent het, ziet precies welke verwijzingen aandacht nodig hebben, kiest het juiste bestemmingsrecord of maakt het ontbrekende aan, en publiceert wanneer het echt klaar is. Het principe is simpel: je krijgt nooit een kapotte workflow die stilletjes live staat in het account van een klant. In het slechtste geval heb je een concept dat een minuutje opruimen nodig heeft, geen automatisering die afgaat op de verkeerde records.
Waarom niet gewoon een snapshot gebruiken?
Agencies grijpen vaak eerst naar een snapshot, en voor de kopie tussen accounts is dat meestal het verkeerde gereedschap. Een snapshot kopieert een sjabloon van een heel account, dus het is zwaar om één of een paar workflows te verplaatsen en lastig toe te passen op een account dat al is ingericht en live staat: je riskeert dingen mee te slepen die je niet wilde. ExportGHL Workflows verplaatst losse workflows op aanvraag naar bestaande accounts, en dat is precies wat de kopie tussen accounts vraagt. Weeg je beide aanpakken af, zie dan snapshots vs export.
Heb je dezelfde workflow alleen nog een keer nodig binnen één account, begin dan met een workflow klonen. Wil je het herschrijven van ID’s dieper begrijpen, lees dan over de ID-remap tussen accounts, of bekijk de hubgids GoHighLevel-workflows exporteren voor alle opties voor opslaan, uitrollen en back-ups. Je kunt de hele stroom kosteloos proberen: je eerste workflow verplaatsen is gratis, daarna werk je met credits die nooit verlopen of met een eenmalige licentie. Zie prijzen voor de details.
Veelgestelde vragen
Kun je een GoHighLevel-workflow kopiëren naar een ander account?
Deels. Het ingebouwde dupliceren van GoHighLevel kopieert een workflow binnen één sub-account, en de Copy Workflow to Sub-Account kan er een sturen naar een ander sub-account in je eigen agency, maar alleen voor agency-admins, en hij komt als concept binnen met de meeste verwijzingen gewist. Om GHL-automatiseringen te verplaatsen tussen agencies, als niet-admin of met volledig omgezette verwijzingen, is ExportGHL Workflows precies hiervoor gebouwd: je slaat de workflow op vanuit het bronaccount, opent de bestemming en rolt hem daar uit als nieuwe workflow. Bij een uitrol tussen accounts draait de ID-remap tussen accounts automatisch en herstelt de verwijzingen die anders in het nieuwe account zouden breken.
Waarom breken gekopieerde workflows in een nieuw account?
Een workflow zit vol ID’s die alleen betekenis hebben binnen het account waarin hij is gebouwd. Pipelines, fases, tags, gebruikers, aangepaste velden en e-mailsjablonen worden allemaal opgeslagen als accountgebonden ID’s, niet als namen. Als de ruwe workflow in een ander account belandt, wijzen die ID’s nergens naartoe, dus triggers en acties verwijzen naar records die niet bestaan. ExportGHL Workflows koppelt elke verwijzing opnieuw op naam in de bestemming en schrijft de ID’s om, zodat de stappen correct werken.
Wat wordt er omgezet als ik een workflow tussen accounts kopieer?
De remap tussen accounts schrijft de ID’s om die specifiek zijn voor het bronaccount: pipelines, pipelinefases, tags, gebruikers, aangepaste velden en e-mailsjablonen. Elk ervan wordt gekoppeld aan het record met dezelfde naam in het bestemmingsaccount en vervangen door het bestemmings-ID. Wat niet op naam kan worden gekoppeld, blijft niet omgezet en wordt gemarkeerd, in plaats van stilletjes naar het verkeerde record te wijzen, en een workflow met niet-omgezette verwijzingen wordt opgeslagen als concept.
Moeten beide accounts van mij zijn?
Je hebt toegang nodig tot zowel de bron als de bestemming. Kopiëren werkt tussen elke twee sub-accounts of agencies die je kunt openen, of ze nu van jou zijn, van je agency, of van een klant wiens account je beheert. De workflow wordt daartussen opgeslagen in je cloudbibliotheek, dus de twee accounts maken nooit rechtstreeks verbinding en je kunt dezelfde opgeslagen workflow in meerdere bestemmingen uitrollen.
ExportGHL