あるGoHighLevelアカウントで作った優れたワークフローを、別のアカウントでも動かしたい。別のサブアカウント、オンボーディングしたばかりのクライアント、あるいは別のエージェンシーのアカウント。これがアカウント間コピーです。GoHighLevel標準の複製は、そのワークフローがあるアカウント内でしかクローンできません。標準の「ワークフローをサブアカウントにコピー」も、届くのは自分のエージェンシー内の他のサブアカウントだけで、エージェンシー管理者向け、しかも下書きで、ほとんどの参照がクリアされます。エージェンシーをまたぐ、管理者権限がない、すべての参照をそのまま引き継ぎたい、のいずれかになった時点で標準機能は手が届かなくなります。ワークフローは見た目以上にアカウント固有だからです。
生のコピーが新しいアカウントで壊れる理由
名前が同じでも意味はありません。IDが違うので、コピーは形を保ったまま配線を失います。
ワークフローは自己完結したドキュメントではありません。意味のあるステップのほとんどが、アカウント内の別のレコードを指しています。タグを追加する、商談をパイプラインのステージに移す、ユーザーを割り当てる、カスタムフィールドを更新する、カレンダーに予約を入れる、など。GoHighLevelは、これらの参照を人が見てわかる名前ではなく、作成されたアカウント固有のIDとして保存しています。
そのため、生のワークフローを2つ目のアカウントに投入すると、それらのIDはすべて何も指さなくなります。移行先のアカウントには、独自のパイプライン、タグ、ユーザー、カスタムフィールドがあり、名前が同じでもIDはまったく異なります。コピーされたワークフローは元の形を保っていますが、トリガーとアクションは新しいアカウントに存在しないレコードを参照しています。実際には、ステップが気付かないまま失敗し、商談は動かず、タグも付きません。エディタ上は問題なく見えるのに、実行時にはひそかに壊れているのです。
このギャップを埋めるために作られたのがExportGHL Workflowsです。コピー元のIDをそのまま持ち込むのではなく、ワークフローを公開する前に、アカウント固有のすべての参照を移行先に対して再照合します。
コピーの手順
移行はクラウドライブラリ経由なので、2つのアカウントは独立したままです。
移行は、アカウント同士の直接接続ではなく、クラウドライブラリを経由して行われます。そのため2つのアカウントは独立したままで、後から同じ保存済みワークフローを複数の移行先にデプロイすることもできます。
- コピー元のアカウントでワークフローを保存します。コピーしたいワークフローを開き、ライブラリに保存します。すべてのステップ、トリガー、フィルター、設定が保存され、取りこぼしはありません。コピー元のワークフローは変更されません。
- 移行先アカウントのWorkflowsページを開きます。コピー先のサブアカウントまたはエージェンシーに切り替え、Workflowsエリアに移動します。保存したワークフローはここで再構築されるので、新しいコピーを所有するアカウントの中にいる必要があります。
- 無料の準備チェックを実行します。保存したワークフローを選んで「チェック」を実行します。クレジットを消費せず、何もデプロイしない無料の準備チェックです。アカウント間デプロイではアカウント間リマップが自動で実行されます。ExportGHLはワークフロー内のアカウント固有の参照をすべて読み取り、移行先で同じ名前のレコード（「Sales」というパイプライン、「booked-call」というタグ、ユーザー、カスタムフィールド、メールテンプレートなど）を探します。チェックでは、マッピングされるもの、自動作成で作れるもの、自分で用意すべきものをプレビューします。
- デプロイします。ExportGHLは移行先でワークフローを新しいワークフローとして再構築し、コピー元のIDを移行先のIDに書き換えます。自分で更新を選ばない限り、既存のワークフローを上書き・編集することはありません。対象アカウントで稼働中のオートメーションに影響するリスクはありません。
コピーの前に名前を揃えましょう。アカウント間リマップは、各アカウントでの名前で参照を対応付けます。移行先に、コピー元と同じ名前のパイプライン、タグ、カスタムフィールドがあるか事前に確認しておくと、最もきれいな結果になり、未マッピングの項目も最小限で済みます。不足している場合は、オプトインの自動作成をオンにすると、デプロイ時に不足しているパイプライン（ステージ付き）とタグを作成します。手作業で用意するのは、テンプレート、カレンダー、ユーザーだけです。
未マッピング時は下書きにする安全策
名前が一致しないものにはフラグが付き、ワークフローは決して実行されない下書きとしてデプロイされます。
名前による照合でほとんどのケースは対応できますが、アカウントは時間とともにずれていきます。移行先に本当に対応するものがない場合もあります。作られていないタグ、名前が変更されたパイプラインのステージ、そのアカウントにいないユーザーなどです。ExportGHLは推測したり、最も近いレコードを黙って指したりはしません。名前でマッピングできないものにはフラグが付き、未マッピングの参照が残るワークフローは下書きとしてデプロイされます。
下書きは決して実行されません。開いて、どの参照に対応が必要かを正確に確認し、正しい移行先のレコードを選ぶか不足しているものを作成して、本当に準備ができてから公開します。原則はシンプルです。壊れたワークフローがクライアントのアカウントでひそかに稼働することはありません。最悪でも、1分ほどの手直しが必要な下書きで済み、間違ったレコードに対してオートメーションが動くことはありません。
スナップショットではダメなのか？
エージェンシーはまずスナップショットを思いつくことが多いですが、アカウント間コピーには、たいてい不向きなツールです。スナップショットはアカウント全体のテンプレートをコピーするため、1つか少数のワークフローを移すには大げさですし、すでにセットアップされて稼働中のアカウントに適用するのも厄介で、不要なアセットまで持ち込むおそれがあります。ExportGHL Workflowsは、すでにあるアカウントへ、個別のワークフローを必要なときに移します。アカウント間コピーに本当に必要なのはこれです。2つの方法を比べているなら、スナップショットとエクスポートの違いをご覧ください。
同じアカウント内でもう一度同じワークフローが必要なだけなら、まずワークフローの複製から始めてください。IDの書き換えをより深く理解したい場合はアカウント間のIDリマップを、保存・デプロイ・バックアップの全体像はGoHighLevelワークフローのエクスポートのハブをご覧ください。フローはすべて無料でお試しいただけます。最初のワークフローの移行は無料で、その後は有効期限のないクレジットか買い切りライセンスでご利用いただけます。詳細は料金をご覧ください。
よくある質問
GoHighLevelのワークフローを別のアカウントにコピーできますか？
一部は可能です。GoHighLevel標準の複製は1つのサブアカウント内でワークフローをコピーし、「ワークフローをサブアカウントにコピー」は自分のエージェンシー内の別のサブアカウントに送れますが、対象はエージェンシー管理者のみで、下書きとして作成され、ほとんどの参照がクリアされます。エージェンシーをまたいで、管理者以外でも、参照を完全にリマップしてGHLのオートメーションを転送するには、まさにそのために作られたExportGHL Workflowsを使います。コピー元のアカウントでワークフローを保存し、移行先を開いて、新しいワークフローとしてデプロイするだけです。アカウント間デプロイでは
アカウント間のIDリマップが自動で実行され、新しいアカウントでは壊れてしまう参照を修正します。
コピーしたワークフローが新しいアカウントで壊れるのはなぜですか？
ワークフローには、作成されたアカウント内でしか意味を持たないIDが大量に含まれています。パイプライン、ステージ、タグ、ユーザー、カスタムフィールド、メールテンプレートは、すべて名前ではなくアカウント固有のIDで保存されています。生のワークフローが別のアカウントに入ると、それらのIDは何も指さなくなり、トリガーとアクションは存在しないレコードを参照することになります。ExportGHL Workflowsは、各参照を移行先で名前により再照合してIDを書き換えるので、ステップが正しく解決されます。
アカウント間でワークフローをコピーすると、何がリマップされますか？
アカウント間リマップは、コピー元のアカウント固有のIDを書き換えます。対象は、パイプライン、パイプラインのステージ、タグ、ユーザー、カスタムフィールド、メールテンプレートです。それぞれを移行先アカウントで同じ名前のレコードと対応付け、移行先のIDに置き換えます。名前で一致しないものは、間違ったレコードを黙って指すのではなく、未マッピングとしてフラグが付きます。未マッピングの参照があるワークフローは下書きとして保存されます。
両方のアカウントが自分のものである必要がありますか？
コピー元と移行先の両方にアクセスできれば大丈夫です。自分のもの、自分のエージェンシーのもの、管理しているクライアントのものを問わず、開ける任意の2つのサブアカウントやエージェンシーの間でコピーできます。ワークフローは途中で自分のクラウドライブラリに保存されるので、2つのアカウントが直接つながることはなく、同じ保存済みワークフローを複数の移行先にデプロイできます。
ExportGHL