Cómo copiar o transferir un workflow entre cuentas de GoHighLevel

Has creado un buen workflow en una cuenta de GoHighLevel y quieres el mismo funcionando en otra: una subcuenta distinta, un cliente que acabas de incorporar o una cuenta de otra agencia. Esa es la copia entre cuentas. El duplicar nativo de GoHighLevel solo clona un workflow dentro de la cuenta donde ya está, y su Copy Workflow to Sub-Account nativo llega únicamente a otras subcuentas de tu propia agencia, solo para administradores de agencia, y llega como borrador con la mayoría de las referencias borradas. Si necesitas cruzar agencias, hacerlo sin permisos de administrador o conservar todas las referencias intactas, las opciones nativas se acaban, porque un workflow depende mucho más de su cuenta de lo que parece.

Por qué una copia en bruto se rompe en una cuenta nueva

Un workflow no es un documento autónomo. Casi todos los pasos importantes apuntan a otro registro de la cuenta: añadir una etiqueta, mover una oportunidad a una etapa de un pipeline, asignar un usuario, actualizar un campo personalizado, reservar en un calendario. GoHighLevel guarda cada una de esas referencias como un id exclusivo de la cuenta donde se creó, no como un nombre que puedas reconocer.

Así que cuando tomas el workflow en bruto y lo pegas en una segunda cuenta, todos esos ids apuntan a la nada. La cuenta de destino tiene sus propios pipelines, etiquetas, usuarios y campos personalizados, con ids totalmente distintos aunque los nombres sean idénticos. El workflow copiado conserva la forma del original, pero sus disparadores y acciones hacen referencia a registros que no existen en la cuenta nueva. En la práctica, los pasos fallan en silencio, las oportunidades no avanzan y las etiquetas no se aplican. El workflow se ve bien en el editor y está roto en silencio al ejecutarse.

Esta es justo la brecha que ExportGHL Workflows está diseñado para cerrar. En lugar de arrastrar a ciegas los ids del origen, vuelve a asociar cada referencia de la cuenta con el destino antes de que el workflow llegue a activarse.

El flujo de copia, paso a paso

El movimiento pasa por una biblioteca en la nube y no por una conexión directa entre cuentas. Así las dos cuentas siguen siendo independientes y más adelante puedes desplegar el mismo workflow guardado en más de un destino.

1. Guarda el workflow en la cuenta de origen. Abre el workflow que quieres copiar y guárdalo en tu biblioteca. Se captura cada paso, disparador, filtro y ajuste: no se deja nada atrás, y el workflow original de la cuenta de origen no se toca.
2. Abre la página Workflows de la cuenta de destino. Cambia a la subcuenta o agencia a la que vas a copiar y entra en su área de Workflows. Aquí se reconstruirá el workflow guardado, así que conviene estar dentro de la cuenta que será dueña de la copia nueva.
3. Ejecuta la comprobación gratuita. Elige tu workflow guardado y ejecuta Comprobar: una comprobación previa gratuita que no gasta ningún crédito y no despliega nada. El remapeo entre cuentas se ejecuta automáticamente en un despliegue entre cuentas: ExportGHL lee todas las referencias propias de la cuenta que hay en el workflow y busca en el destino un registro con el mismo nombre (el pipeline llamado «Sales», la etiqueta «booked-call», el usuario, el campo personalizado, la plantilla de email), y Comprobar muestra de antemano qué se asociará, qué puede construir la creación automática y qué tendrás que configurar tú.
4. Despliega. ExportGHL reconstruye el workflow en el destino como un workflow nuevo, con los ids de origen reescritos por los ids propios del destino. Nunca sobrescribe ni edita un workflow existente salvo que elijas actualizarlo a propósito, así que no hay riesgo de alterar automatizaciones activas de la cuenta de destino.

La seguridad del borrador cuando algo no se asocia

La coincidencia por nombre resuelve el caso habitual, pero las cuentas se desvían. A veces el destino realmente no tiene un equivalente: una etiqueta que nunca se creó, una etapa de pipeline que cambió de nombre, un usuario que no está en esa cuenta. ExportGHL no adivina ni apunta en silencio esas referencias al registro más parecido. Lo que no puede asociar por nombre se señala y, si un workflow aún tiene referencias sin asociar, se despliega como borrador.

Un borrador nunca se ejecuta. Lo abres, ves con precisión qué referencias necesitan atención, eliges el registro de destino correcto o creas el que falta, y publicas cuando esté realmente listo. El principio es sencillo: nunca terminas con un workflow roto activo en silencio en la cuenta de un cliente. En el peor de los casos tienes un borrador que necesita un minuto de limpieza, no una automatización disparándose contra los registros equivocados.

¿Por qué no usar simplemente un snapshot?

Las agencias suelen recurrir primero a un snapshot, y para la copia entre cuentas casi siempre es la herramienta equivocada. Un snapshot copia la plantilla de una cuenta entera, así que es pesado para mover uno o unos pocos workflows, y es incómodo aplicarlo a una cuenta ya configurada y en uso: te arriesgas a arrastrar elementos que no querías. ExportGHL Workflows mueve workflows individuales a demanda a cuentas que ya existen, que es justo lo que pide la copia entre cuentas. Si estás comparando los dos enfoques, consulta snapshots frente a exportar.

Si solo necesitas el mismo workflow otra vez dentro de una cuenta, empieza por clonar un workflow. Para entender mejor la reescritura de ids, lee sobre el remapeo de ids entre cuentas, o consulta el centro de exportar workflows de GoHighLevel para ver todas las opciones de guardado, despliegue y respaldo. Puedes probar todo el flujo sin coste: mover tu primer workflow es gratis y después funciona con créditos que nunca caducan o con una licencia de pago único. Consulta los precios para más detalles.

Preguntas frecuentes